Eingehende Rechnungen
Ihre Ziele:
- Eine papierlose Kreditorenbuchhaltung
- Maximale Automatisierung der Bearbeitung der Rechnungen Ihrer Lieferanten
Die Lösung „Kreditorenbuchhaltung Optimum“
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Die Lösung „Kreditorenbuchhaltung Optimum“ ermöglicht Unternehmen, Rechnungen in elektronischer Form und genau im gewünschten Fakturierungs- und Zustellmodus zu empfangen, und dies unabhängig vom ursprünglichen Trägermaterial der Rechnung (Papier oder elektronische Daten).
Die Unternehmen sind über einen einzigen Kanal mit Deskom verbunden und erhalten ihre Rechnungen in Form elektronischer Daten in dem von ihnen gewünschten Format.
Deskom organisiert das Sammeln der Rechnungen (elektronisch oder in Papierform) der Lieferanten und führt alle erforderlichen Aktionen durch: Digitalisierung, Lesen, Kontrolle, Vervollständigung und Konvertierung der Rechnungen in die gewünschten Formate.
Die Kapazität der Lieferanten, elektronische Rechnungen auszustellen, ist abhängig davon, ob sie an einen kompetenten Anbieter der elektronischen Rechnungstellung (Deskom oder kompatibler Anbieter) angeschlossen sind. Die Kosten für diesen Anschluss werden normalerweise vom Lieferanten getragen; sie können aber auch vom Käufer übernommen werden, wenn er dies wünscht.
Elektronische Rechnungen, deren Konformität durch die eingerichteten Kontrollen nicht bestätigt werden, werden zur Korrektur und erneuten Einsendung an den Lieferanten zurückgeschickt. Das Unternehmen vermeidet so kostspielige Hin- und Hersendungen mit dem Lieferanten.
Die von Deskom an den Rechnungen vorgenommenen Ergänzungen ermöglichen eine stärkere Automatisierung der buchmäßigen Erfassung, der Abstimmung und der Validierung.
Die Frist für die Einrichtung der Lösung „Kreditorenbuchhaltung Optimum“ ist abhängig von den gewählten Optionen und dauert von Fall zu Fall zwischen 6 Wochen (für die einfachste Projektlösung) und 6 Monaten (Projekt mit dem größten Umfang). Es handelt sich in jedem Fall um eine leichte Lösung, da die „Kreditorenbuchhaltung Optimum“ als ASP-Service keine Softwareinstallation erforderlich macht.
Vorteile:
Produktivität:
- Befreiung von Aufgaben mit geringer Wertschöpfung
- Maximale Automatisierung der Integration in die Buchhaltung und der Validierung
- Minimierung der Bearbeitungskosten von Streitfällen
- Reduzierung der Kosten für die Archivierung und deren Verwaltung
Einfach und flexibel:
- Anzeige der Rechnungsbewegungen und Freigabeverfahren in Echtzeit
- Zentralisierte Bearbeitung, gemeinsamer und permanenter Zugriff auf die Rechnungen und den Rechnungsstatus
Rückverfolgbarkeit/Sicherheit:
- Vollständige Rückverfolgbarkeit des Lebenszyklus der Rechnungen, vom Versend bis zur Zahlung
Schnelligkeit:
- Verkürzung des Bearbeitungszyklus: Das Unternehmen erhält die Kontrolle über die Zahlungsfristen zurück.
Die Lösungspakete „Kreditorenbuchhaltung Optimum“:
„Papierlose“ Kreditorenbuchhaltung: Kreditorenbuchhaltung ohne Papier
Sofortige Optimierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung:
- Paket „Ausgelagertes Scannen der Rechnungen“: Digitalisierung / ausgelagertes automatisches Einlesen der Kreditorenrechnungen
- • Sie können sofort zu einer papierlosen Kreditorenbuchhaltung wechseln.
- • Sie erhalten Rechnungsdaten, die Sie sofort an Ihre IT-Buchhaltung übergeben können.
- • Sie führen die buchhalterischen Validierungen und Bearbeitungen elektronisch durch.
- • Sie müssen weder in Lizenzen investieren, noch eigenes Personal abstellen: Deskom digitalisiert/liest die Rechnungen für Sie.
- • Papierarchive werden nur bei einer Steuerprüfung oder bei Handelsstreitigkeiten benötigt.
- • Internet-Zugang (rund um die Uhr) für Lieferanten, um online fehlerhafte Rechnungen korrigieren zu können
- Paket „Portal interne Rechnungen“: interner Zugriff per Internet auf alle Kreditorenrechnungen rund um die Uhr
Realisierungsdauer: 4 Monate
Optimum Große Lieferanten: Verlangen Sie Rechnungen, die sich automatisch bearbeiten lassen.
Automatisieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung über die elektronische Rechnungstellung:
- Paket „Elektronische strukturierte Rechnungen“: Verlangen Sie von Ihren wichtigsten Lieferanten automatisch bearbeitbare Rechnungen:
- • elektronische Rechnungen,
- • revisionssichere digitalisierte und hundertprozentig gültige Rechungen (vorschriftsmäßige Angaben),
- • in Ihrem Buchungsformat,
- • anhand Ihrer Geschäftsregeln geprüft,
- • zur Erleichterung der Kontierungen mit zusätzlichen Informationen versehen.
- Paket „Angliederung Lieferanten“: Überzeugen Sie Ihre wichtigsten Lieferanten von der elektronischen Rechnungstellung:
- • Überzeugen der Ansprechpartner beim Lieferanten
- • Begleitung der Einrichtung bis zur Produktionsfreigabe
Realisierungsdauer:
Einrichtung für einen gegebenen Lieferanten: 6 bis 8 Wochen
Einrichtung der elektronischen Rechnungstellung für alle Lieferanten: 4 bis 6 Monate
Optimum Rechnungen kleiner Lieferanten: Überzeugen Sie Ihre kleinen Lieferanten von der signierten PDF-Datei.
Weiten Sie die elektronische Rechnungstellung auf Ihre kleinen Lieferanten aus:
- „Elektronische Rechnungen im PDF-Format“: Bieten Sie Ihren kleinen Lieferanten die Möglichkeit, Ihnen automatisch bearbeitbare Rechnungen im PDF-Format zu schicken:
- •elektronische Rechnungen im PDF-Format,
- •revisionssicher digitalisierte Rechnungen mit der von Deskom eingerichteten elektronischen Signatur,
- •Extraktion der in Ihr Buchführungsformat konvertierten Daten,
- •Rechnungen, die anhand Ihrer Geschäftsregeln überprüft und nach Fehlertyp sortiert werden (fakultativ),
- •Rechnungen, die zur Erleichterung der Kontierungen mit zusätzlichen Informationen versehen sind.
- Paket „Angliederung Lieferanten“: Überzeugen Sie Ihre kleinen Lieferanten von der elektronischen Rechnung im PDF-Format:
- • Durchführung einer breit angelegten Aktion zur Überzeugung Ihrer kleinen Lieferanten
- • Eröffnung eines für die Lieferanten reservierten Portals
- • Vertragliche Festlegung und Anschluss für die Lieferanten
Realisierungsdauer:
Einrichtung: 2 bis 3 Monate
Implementierung: anhand der Implementierungsziele festzulegen.
Optimum Lieferantenbeziehung: Minimieren Sie die Verwaltungskosten für Telefonate mit Lieferanten
Reduzieren Sie die Zahl der Telefonate im Zusammenhang mit Rechnungen der Lieferanten:
- Paket „Abfragen von Rechnungen": Lieferanten erhalten Zugriff auf den Bearbeitungsstatus ihrer Rechnungen auf dem Internet
- •Sie veröffentlichen den Fortschritt der Bearbeitung Ihrer Rechnungen auf einem dafür reservierten Portal.
- •Sie können Ihre Lieferanten für Informationsanfragen standardmäßig auf dieses Portal verweisen.
- •Sie müssen am Telefon nur die wichtigen Fragen behandeln.
- Paket „Rechnungskorrektur": Information der Lieferanten über Rechnungsfehler per Internet (rund um die Uhr) und Möglichkeit der Online-Korrektur/-Ergänzung
Realisierungsdauer: 4 bis 6 Wochen