e-Invoice - elektronische Rechnung - digitale Rechnung - revisionssichere Digitalisierung - revisionssichere elektronische Rechnung - EDI-Rechnung - Rechnung mit elektronischer Signatur - Deskom

Sie haben eine Frage?   Hier finden Sie die Antwort!

Häufig
gestellte
Fragen

.: Inhalt:

---

1. Definition und Funktion von Rechnungen

Eine Rechnung ist ein Buchungsbeleg, der als rechtlicher Nachweis für Handelsbeziehungen dient. Außerdem ist eine Rechnung ein Beleg für die Abzugsfähigkeit der Mehrwert-/Umsatzsteuer bei den Steuerbehörden.

Eine Rechnung erfüllt drei Funktionen:

• Steuerlich: Beleg für die abzugsfähige Mehrwert-/Umsatzsteuer, für eine verbuchte Aufwendung oder ein verbuchtes Produkt und für einen Buchungsposten.
• Kaufmännisch: Dokument des Handelsvertrags zwischen einem Käufer und einem Lieferant.
• Rechtlich: ein Vertragsnachweis, ein Kreditmittel (Proformarechnung).

Im Sinne des Steuer- und des Handelsrechts müssen Rechnungen archiviert werden und bei Streitfällen oder Steuerprüfungen vorgelegt werden können.

2. Welche Rechnungstypen gibt es?

Es gibt verschiedene Rechnungstypen. Wir schlagen die folgende Unterteilung vor:

• Rechnungen in Papierform in drei möglichen Ausführungen:

• Einfache Rechnung in Papierform: Die Rechnung wird in Papierform zugestellt und archiviert.

• Gescannte Rechnung: Die Rechnung wird beim Empfänger, der sie digitalisiert, in ein Bild umgewandet. Versand und Archivierung erfolgen jedoch in Papierform.

• Elektronische Kopie: Von den Rechnung wird anstelle einer Papierausgabe, nur für den Lieferanten, eine elektronische Kopie erstellt. Beim Kunden erfolgen Empfang und Archivierung in Papierform.

• Einfache elektronische Rechnungen, die sich in zwei Kategorien aufteilen lassen:

• Einfache elektronische Rechnung: Die Rechnung enthält die zu integrierenden Rechnungsdaten: Für die Originale und die Archivierung wird die Papierform beibehalten.

• Revisionssichere elektronische Rechnung: Die elektronische Datei der Rechnung ist in steuerlicher Hinsicht das Original und entspricht den geltenden gesetzlichen Vorschriften.
  Revisionssichere elektronische Rechnungen können auf zwei Arten erstellt werden:
• EDI-Verfahren: Die Rechnungsdatei ist eine strukturierte Datei (EDI*, XML** usw.)
• Rechnung mit elektronischer Signatur: Die Rechnungsdatei erhält eine elektronische Signatur mit einem Zertifikat, das im Land der Rechnungserstellung (und wenn möglich des Rechnungsempfängers) gesetzlich zulässig ist. Dieses Verfahren wird bevorzugt auf „nicht strukturierte“ Rechnungen vom Typ PDF angewendet, für die ein Datenextraktionsverfahren auf der Seite der Käufer (Rechnungsempfänger) erforderlich ist.
  Das Verfahren kann auch auf Datenrechnungen (EDI, XML) angewendet werden, wie in bestimmten europäischen Ländern, wo es nach wie vor das bevorzugte Verfahren für alle elektronischen Rechnungen ist.
  *EDI: Electronic Data Interchange oder Elektronischer Datenaustausch
  **XML: Extensible Markup Language

3. Was sind die Vor- und Nachteile der revisionssicheren elektronischen Rechnung?

Die revisionssichere elektronische Rechnung bietet eine Reihe nicht zu leugnender Vorteile:

• Kontrolle und Reduzierung der Zahlungsfristen
• Produktivitätssteigerung: Automatisierung, Reduzierung der Bearbeitungskosten (Portogebühren, Erfassung), Reduzierung der Fristen (insbesondere Versanddauer)
• Automatische und gründliche Kontrollen, die eine maximale Sicherheit der Rechnungen bewirken
• Reduzierung und sofortige Geltendmachung von Streitfällen
• Verbesserung der Kunden-/Lieferantenbeziehungen
• Zeit- und Platzersparnisse bei der Archivierung: Keine Archivierung in Papierform
• Verbesserte Rechnungsqualität durch Vereinheitlichung der Daten und direkte Übergabe der Daten an die IT-Systeme der Kunden
• Optimierung der gemeinsamen Nutzung der Informationen (Rückverfolgbarkeit der Daten in Echtzeit)
• Reduzierung des Papierverbrauchs als Maßnahme zum Umweltschutz, der vielen modernen Unternehmen wichtig ist

Es gibt aber auch Faktoren, die die Digitalisierung von Rechnungen erschweren:

• Investition von Zeit und Mitteln, insbesondere IT-Mitteln, für eine erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierung
• Erforderliches Umdenken des Personals
• Notwendiges Engagement der verschiedenen Akteure
• Manchmal schwieriges Rollout, da eine Kontrolle der externen Akteure nicht möglich ist
• Für eine erfolgreiche Durchführung des Projekts sind unternehmensintern entsprechende Kommunikationsmaßnahmen und eine Umwandlungsstrategie erforderlich.

4. Was hat Artikel 289 der französischen Steuerordnung geändert?

Artikel 289 der französischen Steuerordnung (CGI) gestattet insbesondere die revisionssichere Digitalisierung mit Signatur (Artikel 289V der CGI*). Früher war diese Form der Digitalisierung nur über ein EDI-Verfahren unter Einhaltung eines von den französischen Steuerbehörden (DGI**) vorgeschriebenen Pflichtenhefts möglich.
Darüber hinaus gestattet dieser Artikel die grenzübergreifende Digitalisierung für ausgehende und eingehende Rechnungen. Artikel 289 öffnet damit die Tür für eine Demokratisierung der revisionssicheren Digitalisierung durch eine Vereinfachung des Verfahrens.
*CGI: Code Général des Impôts
**DGI : Direction Générale de Impôts

5. Ist für die Verwendung revisionssicherer elektronischer Rechnungen eine spezielle Genehmigung erforderlich?

Nein. Jedes Unternehmen kann seine Rechnungen, unabhängig von der Unternehmensgröße und dem Umfang der Rechnungen, digitalisieren. Seit dem 1. Januar 2006 ist eine vorherige Benachrichtigung der Steuerbehörden nicht mehr erforderlich.

6. Führt die Digitalisierung zu einem vollständigen und definitiven Verschwinden von Papier?

Die Antwort ist „Ja“, wenn es sich wirklich um eine revisionssichere Digitalisierung handelt.
Die Papierform bleibt jedoch verbindlich für alle elektronischen Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

7. Muss ein Unternehmen neben der revisionssicheren elektronischen Rechnung eine Rechnung in Papierform aufbewahren?

Nein, das Unternehmen muss keine Rechnung in Papierform vorlegen, da die revisionssichere elektronische Rechnung vom Gesetz als Original anerkannt wird. Die Steuerbehörden können jedoch im Fall einer Steuerprüfung das Ausdrucken von Rechnungen verlangen.

8. Ist es möglich alle Rechnungen in revisionssichere elektronische Rechnungen umzuwandeln?

Potenziell Ja. Es ist jedoch relativ selten, dass sämtliche Geschäftspartner eines Unternehmens in der Lage sind, eine revisionssichere Digitalisierung durchzuführen. Es darf nicht vergessen werden, dass für eine erfolgreiche revisionssichere Digitalisierung beide Seiten erforderlich sind. KMU sind meist nur schwer zu überzeugen, da der Posten „Rechnungsstellung“ meist nicht groß genug ist, um die Einrichtung eines solchen Systems zu rechtfertigen. Aus diesem Grund wurde der Bereich der revisionssicheren Digitalisierung mit dem Artikel 289V der Steuerordnung (Code Général des Impôts) revolutioniert.. Aufgrund seiner Einfachheit und der Genehmigung von Rechnungen in Form von PDF-Dateien mit elektronischer Signatur ermöglicht dieser Artikel den Einsatz revisionssicherer elektronischer Rechnungen auch mit kleinen und mittleren Geschäftspartnern und gestattet so ein schnelleres Rollout der elektronischen Rechnungstellung.

9. Wie viel Zeit erfordert die Umsetzung eines solchen Projekts in einem Unternehmen für die eingehenden Rechnungen?

Sobald Sie sich für eine Lösung entschieden haben, ist die Einrichtung des papierlosen Systems beim Kunden quasi unmittelbar, da alle Rechnungen über Deskom befördert werden, und wir uns um die Digitalisierung im gewünschten Format und die Archivierung kümmern. An einem Projekt der revisionssicheren Digitalisierung müssen alle Geschäftspartner unseres Kunden teilnehmen (Rollout), was pro Partner zwischen 6 und 8 Wochen dauern kann (wobei wir die Implementierung natürlich für mehrere Partner gleichzeitig durchführen können). Letzten Endes erfolgt die Einrichtung quasi sofort, aber bei einem mittelgroßen Kunden rechnen wir für ein komplette Rollout mit 1 bis 2 Jahren.

10. Gibt es eine Komplettlösung oder werden mehrere Ansprechpartner benötigt?

Ja, es gibt eine Komplettlösung, zum Beispiel ist Deskom ein Mehrkanalanbieter. Wir sind in der Lage, alle Arten von eingehenden und ausgehenden Rechnungsströmen (in Papierform oder elektronisch) zu integrieren.

11. Wo wird die Lösung materiell untergebracht? Ist es interessant, diesen Service auszulagern?

Es gibt zwei Angebotstypen: ASP-Lösungen, wie sie von Deskom angeboten werden und bei denen alles von einer Plattform übertragen wird, und interne Angebote, bei denen es sich um Softwarelösungen (vom Typ GS1) handelt, die beim Kunden installiert werden.
Der Vorteil der ASP-Lösung ist die Sicherheit, die sie garantiert, insbesondere im Hinblick auf die Archivierung, die extrem gesichert und stark kontrolliert wird. Außerdem werden die steuerrechtlich relevanten Originale an ein- und derselben Stelle (Plattform) erstellt, wo auch die Kontrollen (Senden und Empfangen) stattfinden, die garantieren, dass die eingehende und ausgehende Nachricht unverändert bleibt.

12. Wie erstellt man revisionssichere elektronische Daten für Lieferanten und Kunden im Ausland?

Französische Unternehmen können ihre Rechnungen in allen Ländern der Europäischen Union revisionssicher digitalisieren (Europäische Richtlinie 2001/115/EWG). Dennoch ist die Umsetzung der Richtlinie 2001/115/EWG nicht in allen Ländern identisch. Es gibt länderspezifische Besonderheiten, die zu beachten sind.

Insbesondere im Fall von Rechnungen mit elektronischer Signatur empfiehlt sich die Verwendung elektronischer Zertifikate, die von allen Ländern anerkannt werden. Deskom ist in der Lage, die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen aller europäischen Länder sicherzustellen.

13. Wo werden die Daten archiviert? Wie wird sichergestellt, dass sie nicht verloren gehen?

Die Archivierung der Daten erfolgt durch Deskom auf Servern in Sophia-Antipolis (Südfrankreich) unter maximalen (dem Bankenwesen vergleichbaren) Sicherheitsbedingungen mit einer täglichen Sicherungskopie auf Band an einem anderen Ort.

Sie haben auch die Möglichkeit, die zusätzliche Sicherheit einer doppelten Archivierung zu wählen. Wir arbeiten hierzu mit der Gesellschaft CDC Arkhinéo zusammen, die zu 100 % im Besitz des öffentlichen Kreditinstituts Caisse des Dépôts et Consignations ist. CDC Arkhinéo ist die wichtigste französische Gesellschaft für die Archivierung und langfristige Aufbewahrung elektronischer Daten. Die Rückgabe der Archive erfolgt online über PASREL und jährlich auf DVD.

14. Welche Nachweise sind im Fall einer Steuerprüfung vorzulegen?

Die Nichterstellung von Rechnungen in Papierform ist nur im Rahmen der revisionssicheren Digitalisierung zulässig. Sie müssen in der Lage sein, das steuerrechtlich vorschriftsmäßige Original in elektronischem Format und im Klartext vorzulegen. Im Fall einer elektronischen Rechnung, die nicht den Vorschriften entspricht, wird von den Steuerbehörden nur die Papierform als Original anerkannt.

Die Bereithaltung in den Geschäftsbüchern wird durch die Integration der elektronischen Rechnung in die Buchführungsanwendung jeder Partei sichergestellt und die Rechnung in Papierform wird von beiden Seiten archiviert, um einer entsprechenden Anforderung von Seiten der Generaldirektion für Steuern nachkommen zu können.

15. Welche Kostenersparnisse ermöglicht die Einrichtung dieser Lösung?

Im Durchschnitt belaufen sich die Kosten für die manuelle Bearbeitung einer Rechnung in Papierform auf 22 EUR (ohne Streitfall). Eine revisionssichere elektronische Rechnung ermöglicht eine bedeutende Kostenersparnis, da bestimmte Bearbeitungsschritte komplett wegfallen.

Siehe nachstehendes Schaubild (für eine Vergrößerung in das Schaubild klicken):

Quelle: Untersuchung von Arthur D. Little für Deskom     ©Deskom

16. Unterstützen Sie Ihre Kunden auch bei der Verwaltung interner Veränderungen (insbesondere im Bereich der Human Resources)?

Selbstverständlich. Auf der Grundlage eines langjährigen Erfahrungsaustauschs hat Deskom ein Beratungsangebot entwickelt. So können wir Sie während der gesamten Umsetzung des Projekts und insbesondere der Strategie für die erforderlichen Veränderungen begleiten. Dies ist ein wichtiger Punkt, der nicht vernachlässigt werden darf, daher er häufig einer der zentralen erschwerenden Faktoren darstellt. Deskom bietet im Übrigen, in Zusammenarbeit mit dem Verband APECA, Schulungen zur optimalen Durchführung von Projekten zur Digitalisierung von Rechnungen an.

17. Auf welche Abteilungen wirkt sich die Einrichtung eines solchen Projekts aus?

• Buchhaltung
• Finanzabteilung
• Personalabteilung
• Einkauf
• Haushaltsabteilung

18. Wie stelle ich sicher, dass mein Buchführungssystem den steuerlichen Anforderungen entspricht und für die revisionssichere Digitalisierung geeignet ist?

Deskom passt sich an Ihr Buchführungssystem an und akzeptiert sämtliche Konfigurationen. Sie nennen uns die gewünschten Kontrollen und wir führen auf alle Fälle systematisch die Kontrollen der vom Steuerrecht vorgeschriebenen Angaben durch.

19. Muss man mit dem Handelspartner einen EDI-Vertrag abschließen?

Ja, wenn die revisionssichere Digitalisierung das EDI-Verfahren verwendet. Im Fall von PDF-Dateien mit elektronischer Signatur ist eine solche Vereinbarung nicht erforderlich.